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Factura electrónica obligatoria
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La factura electrónica obligatoria en España supone un avance importante en la modernización de los procesos comerciales y fiscales. Este cambio no solo transformará la manera en que las empresas manejan sus transacciones, sino que también aportará mayor eficiencia y control en la gestión financiera.
Con su entrada en vigor programada entre 2024 y 2025, este nuevo sistema no solo optimiza la gestión empresarial, sino que también alinea a España con las normativas europeas para mejorar la transparencia y eficiencia fiscal.
En este artículo te explicamos todo lo que necesitas saber sobre esta nueva normativa, desde los aspectos legales hasta los pasos prácticos para adaptarte sin problemas.
¿QUÉ ES LA FACTURA ELECTRÓNICA?
La factura electrónica es un documento digital que reemplaza a la tradicional factura en papel, facilitando la automatización y optimización de los procesos de facturación. Su implementación en España forma parte de una legislación promovida por el Ministerio de Hacienda, estableciendo su uso obligatorio en las transacciones comerciales entre empresas (B2B).
Este cambio normativo se alinea con la estrategia europea conocida como VAT in the Digital Age, que promueve la adopción de la facturación electrónica y la digitalización de informes en todos los países miembros de la Unión Europea.
El objetivo central de la factura electrónica es mejorar la eficiencia en la gestión financiera, reducir los plazos de pago y optimizar la recaudación del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA). A nivel más amplio, contribuye a un ecosistema comercial más transparente, facilitando la supervisión de las transacciones empresariales.
Obligaciones y ámbito de aplicación
La obligación de emitir facturas electrónicas en España afecta a todos los empresarios y profesionales que realicen transacciones B2B dentro del territorio nacional. Las transacciones con consumidores finales (B2C), por el momento, no están incluidas en esta normativa. Tampoco se aplican estas reglas a las transacciones con entidades extranjeras o cuando se utilicen facturas simplificadas, reguladas bajo ciertos criterios establecidos en el Real Decreto 1619/2012.
Calendario de implementación
El despliegue de la factura electrónica en España será gradual, considerando el volumen de negocio de las empresas:
- A partir de julio de 2024, las empresas con una facturación superior a los 8 millones de euros estarán obligadas a adoptarla.
- Para el resto de las empresas y profesionales, el requisito entrará en vigor a lo largo de 2025.
Este enfoque escalonado permite a las empresas adaptarse de manera progresiva, minimizando el impacto de la transición. Aunque las fechas son tentativas y podrían ajustarse en caso de retrasos, las empresas deben prepararse para cumplir con la normativa tan pronto como se implemente.
Cómo funciona el sistema de facturación electrónica
El sistema de facturación electrónica en España está compuesto por varias plataformas y actores clave. La Solución Pública de Facturación Electrónica, supervisada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), ofrece un marco oficial para la emisión y recepción de facturas electrónicas. Las empresas también tienen la opción de utilizar plataformas privadas, siempre que cumplan con los estándares establecidos por el ⇒ Real Decreto 1007/2023.
Las empresas emisoras de facturas pueden elegir entre la solución pública o proveedores privados autorizados. Ambos sistemas son interoperables, lo que garantiza que las facturas electrónicas puedan ser procesadas de manera fluida entre diferentes plataformas tecnológicas.
REQUISITOS PARA CUMPLIR CON LA NORMATIVA
La legislación española en materia de facturación electrónica establece una serie de requisitos técnicos y legales. Entre los más importantes destacan:
- Emisión y recepción de facturas: Las empresas deben emitir y recibir facturas electrónicas utilizando plataformas aprobadas por la AEAT.
- Registro de facturas: En caso de no utilizar la solución pública, las empresas deben enviar una copia de las facturas en formato Facturae a la AEAT.
- Conservación de las facturas: Las empresas receptoras deben conservar las facturas electrónicas durante al menos cuatro años para cumplir con las normativas fiscales.
- Accesibilidad: Los proveedores de facturación electrónica deben asegurar que los usuarios puedan visualizar, descargar e imprimir las facturas.
Además, las empresas deben mantener registros electrónicos de las facturas emitidas y recibidas, bienes de inversión y determinadas operaciones intracomunitarias.
SANCIONES POR IMCUNPLIMIENTO
El incumplimiento de la normativa de facturación electrónica puede resultar en sanciones significativas. Por cada factura no emitida o notificada dentro del plazo establecido, las empresas pueden enfrentar multas que oscilan entre el 0,5% del valor de la transacción, con un mínimo de 300 euros y un máximo de 6.000 euros por trimestre. La falta de mantenimiento adecuado de los registros contables también puede conllevar sanciones de hasta 6.000 euros.
