Registro de jornada. ¿Papel o software?

REGISTRO DE JORNADA. ¿PAPEL O SOFTWARE?

Aquí está la duda de la gran mayoría de las empresas que han tenido que adaptarse a la nueva normativa sobre registro de jornada. Decidir si escoger el papel, invertir en un software, hacerlo a través de una App, etc.  ha sido el quebradero de cabeza de los empresarios durante los últimos meses.

La gran mayoría de las empresas, salvo las grandes corporaciones, han optado por el formato en papel. Fundamentalmente porque no requiere coste inicial. Además  es el método que mas rápidamente permite adaptarse a la normativa, por la  sencillez de su implantación.

Sin embargo, esta tendencia de uso del papel para el registro de jornada terminará por desaparecer. El motivo fundamental es que implica un gran trabajo posterior para el empresario. Recuento de horas semanales, horas mensuales, calcular cuántas horas exceden de la jornada y por tanto son consideraras extras etc.  Y por último conservar todo esto durante 4 años tal y como exige la normativa.

Lo mas probable es que, después de los primeros meses de la entrada en vigor de la normativa y tras comprobar el trabajo que implica en registro en papel, la mayoría de la empresas comiencen a implantar otros sistemas automáticos para el control de la jornada. Sistemas como:

• Contratar un software.
• Servicios de fichaje a través de tarjeta.
• Sistema de identificación con reconocimiento facial.
• Lector de huella dactilar.
• Implantación de Apps en los teléfonos de empresa etc

Son muchas las opciones que hay en el mercado. Además, la mayoría de ellas contienen funcionalidades adicionales como el  control de las vacaciones, generación de informes sobre el estado de  la jornada en todo momento, posibilidad de consultar el calendario laboral, etc y otras muchas que simplifican el trabajo a los departamentos de R.R.H.H.

SI OPTAS POR PAPEL. ¿QUÉ DEBE CONTENER EL REGISTRO? 

Se trata de una hoja impresa que el trabajador tendrá que cumplimentar de forma diaria. Debe contener:

1. Hora entrada y la hora de salida de la jornada laboral.

2. Cuidado hay que especificar también los periodos de descanso para computar así nada más que el trabajo realmente efectivo

3. Y debe ir SIEMPRE firmado por el trabajador.

4. Recordar que este registro tiene que permanecer a disposición de los trabajadores si así lo solicitan, de los representantes de los trabajadores si hubiera,  y a disposición de la inspección o de la Seguridad Social. Es decir que se tiene que poder acceder a ellos en el mismo momento en el que sean solicitados.

Si en algún momento decides cambiar y llevar el registro de jornada mediante alguno de los sistema que hemos enumerado mas arriba, lo mas importante es, que te tiene que permitir sacar un informe, en el mismo momento en el que sea solicitado por la inspección.

RECUERDA que el tiempo de conservación de los registros que establece la normativa es de 4 años. La norma no establece un medio específico para ello. Como ya henos comentado, puede tratarse de un registro en papel o de un soporte de telemático. Lo que sí establece claramente la normativa es que debe tratarse de un medio inalterable que permanezca a disposición de la inspección en cualquier momento.

¿QUÉ PASA SI NO CUMPLES CON LA NORMATIVA?

Las sanciones por incumplimiento son calificadas como infracción laboral grave . Las multas pueden ir desde los 626 € en su grado mínimo hasta los 6.250 € en su grado máximo. La cantidad la determinarán los inspectores de trabajo en función el tamaño de la empresa y del nivel de facturación.

Así que mucho cuidado y por favor los que no hayan establecido un método para el registro de jornada que se pongan ya con ello, porque la inspección ha dejado claro que va a actuar.

El Ministerio de trabajo ha publicado una guía, tal y  como aparece en su primera página , «con el fin de facilitar la aplicación práctica de la norma, en el que se recogen criterios, a mero título informativo, en relación con este deber formal empresarial, sin perjuicio de la interpretación de la norma que corresponde a los Juzgados y Tribunales del orden social.»

GUÍA SOBRE EL REGISTRO DE JORNADA 

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Con Silvia de Lama Toledo. Asesora fiscal en GyL Asesores

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Silvia de Lama