¿Sabes durante cuánto tiempo tienes que conservar las facturas?

¿ Durante cuánto tiempo tienes que conservar las facturas?

¡¡ Por fin estamos en agosto !!  y seguro que ya has cumplido con todas la obligaciones tributarias y Mercantiles del año anterior, Libros contables, Impuesto sobre sociedades y cuentas anuales. Y ahora… ¿ Sabes durante cuánto tiempo tienes que conservar las facturas y toda la documentación relativa a tu actividad empresarial o profesional?

A efectos fiscales y según establece la Ley General Tributaria , si eres empresario o profesional, tienes la obligación de expedir y entregar facturas o documentos sustitutivos y CONSERVAR las facturas, documentos y justificantes que tengan relación con tus  obligaciones tributarias.

Esta obligación también afecta a los empresarios o profesionales acogidos a los Regímenes Especiales del IVA , así como a quienes, sin tener la condición de empresarios o profesionales, sean sujetos pasivos del Impuesto, aunque en este caso sólo tendrán que conservar las facturas recibidas y a las copias o matrices de las facturas expedidas.

¿Qué documentos debes conservar?

El Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación , establece que debes conservar los siguientes documentos:

1. Facturas recibidas.
2. Copias o matrices de las facturas expedidas.
3. Los justificantes contables en las operaciones en las que sea de aplicación la inversión del sujeto pasivo cuando el proveedor no esté establecido en   la Comunidad.
4. Los recibos justificativos del reintegro de la compensación del Régimen especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca, tanto el original de aquél, por parte de su expedidor, como la copia, por parte del titular de la explotación.
5. Los documentos acreditativos del pago del impuesto a la Importación.

¿ Cómo puedes conservarlo?

• Deberán conservarse con su contenido original.
• Los documentos tendrán que conservarse Ordenadamente.
• En formato papel.
• En formato electrónico.
• Por medios electrónicos, es decir,  conservación efectuada por medio de equipos electrónicos de tratamiento, incluida la compresión numérica y almacenamiento de datos, utilizando medios ópticos u otros medios electromagnéticos.
• O Por cualquier  otro medio  por el que puedas garantizar su conservación, la integridad de su contenido y además que se conserve legible.

¿Dónde puedes conservar la documentación?

1. Podrás conservar la documentación en el lugar que consideres adecuado. Sin embargo debes tener en cuenta que ante cualquier actuación, tendrás que acceder a ella de forma rápida. Tendrás que poder ponerla a disposición de la administración sin demoras injustificadas.
2. Si quieres conservar la documentación fuera de España, solo serán válidos los  medios electrónicos que garanticen que se puede acceder a toda la información de forma remota o en línea.
3. Si has decidido conservar la documentación fuera de España , tendrá que comunicarlo previamente  la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

¿ Durante cuánto tiempo debes conservar las facturas o documentos sustitutivos?

– Con carácter general, se conservarán durante el plazo de prescripción. Es decir, 4 años, que coincide con el plazo de prescripción del impuesto. Este es el plazo que tiene la Administración para comprobar e investigar la situación tributaria de un contribuyente.

– En adquisiciones con cuotas de IVA soportadas cuya deducción esté sometida a un periodo de regularización. En este caso, el periodo de regularización y los 4 años siguientes.

– Operaciones con oro de inversión: 5 años

– También debes saber que a efectos mercantiles, y de acuerdo con el Código de Comercio ( artículo 30 ), tanto los libros oficiales de contabilidad como los no oficiales debes conservarlos durante al menos 6 años. Este plazo, no coincide con el de prescripción  que ya hemos comentado que es de 4 años. Por lo tanto puede ocurrir que el derecho de la Administración para regularizar un impuesto esté prescrito, pero todavía el empresario deba conservar los libros de contabilidad y demás documentación relacionada con los mismos hasta completar los 6 años.

– Las comprobaciones o investigaciones que pueda realizar la Administración Tributaria  podrán  afectar a ejercicios prescritos cuando de ellos se derive algún hecho que afecte a períodos No prescritos. En el caso de la compensación o deducción de determinados créditos fiscales,  la Administración tendrá 10 años para comprobar la procedencia de la compensación o deducción  practicada.

¿ Qué ocurre si has cesado tu actividad?

1. Si has cesado en el ejercicio de tus  actividades no te exime del deber de conservación de los libros y documentos contables
2. En caso de fallecimiento, el deber de conservación recaerá sobre sus herederos.
3. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido.

Nuestro consejo

Consulta con su asesor fiscal, antes de decidir eliminar tu documentación contable

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